同事要我帮忙补写178份Word日报！Python自动化办公实战教程

不久前，一个同事有个项目要向领导交差，其中一部分工作是根据 excel 表中的每日数据，按格式整理成日报写入 word。

好家伙！足足 178 天的量要补，如果要靠复制粘贴，岂不是肝到吐血，（你给我自己解决啊！）

好吧ojbk，是时候祭出 Python 办公自动化了。

一、基础数据整理

首先让我们来看看数据样本和输出文档的需求（敏感数据已做和谐处理）：原始 excel 文件中有 n 个子表，每个子表为一天的数据，存在无记录和有记录（部门数 ≥ 1，每个部门记录数 ≥ 1）两种情况，需分别整理成两种日报，一为纯文本描述，二为附带表格的文档。

撸起袖子，开骂！

哦不，开始写代码！

先将子表合成一个，便于统一观察每日数据记录的规律，也方便后期处理。使用 xlrd 库读表，获取工作簿中的活动表名，再使用 pandas 库遍历子表以合并，dataframe 格式的数据对 excel 表的相性绝佳。

def merge_sheet(filepath): # 合并多个同表头的子表    wb = xlrd.open_workbook(filepath)    sheets = wb.sheet_names()    df_total = pd.DataFrame()    for name in sheets:        df = pd.read_excel(filepath, sheet_name=name)        df_total = df_total.append(df)    df_total.to_excel("merge.xlsx", index=False)

二、输出两种日报

（一）纯文本文档

根据需要输出的日报样式，输出无记录的日报只需读取【日期】列和【填报部门】列，将【填报部门】列为无的日期段按每日输出即可。观察原表数据，直接筛选无填报记录的数据丢到命名为“无”的子表里。

这里也可以利用 .groupby() 对【填报部门】列分组，取“无”的那一组，可是要注意一点：虽然 Python 很强大，但不需要将所有事情都交给 Python 做。

导入库和模块如下：

import pandas as pdimport xlrdfrom docx import Documentfrom docx.shared import Ptfrom docx.shared import Inchesfrom docx.oxml.ns import qnfrom docx.enum.text import WD_PARAGRAPH_ALIGNMENTfrom docx.enum.section import WD_ORIENTATION

基本流程很简单，读入无填报记录的数据，按日期输出 word 文档。

def wu_to_word(filepath):    df = pd.read_excel(filepath, sheet_name="无")    date_list = list(df['日期'])    for d in date_list:        filename = wordname+str(d)+"）.docx"  # 输出的word文件名        title = "("+str(d)[:4]+"."+str(d)[4:6]+"."+str(d)[6:8]+")"  # 副标题日期XXXX.XX.XX        word = str(d)[:4]+"年"+str(d)[4:6]+"月"+str(d)[6:8]+"日"  # 开头、落款日期XXXX年XX月XX日        wu_doc(title, word, filename)        print(f"文件：{filename},{title},{word} 已保存")

每份文档都会用到的同样的内容也可以先设定好。

wordname = “XX公司业务数据表（日报”
all_title = ” XX公司业务报告”

生成 word 内容，不加表格的情况下还是比较容易实现的，注意调整好格式。

def wu_doc(title,word,filename):  # 传入副标题日期，文段开头及落款的日期，文件名    doc = Document()  # 创建文档对象    section = doc.sections[0]  # 获取页面节点section.orientation = WD_ORIENTATION.LANDSCAPE  # 页面方向设为横版new_width, new_height = section.page_height, section.page_width  # 将原始长宽互换，实现将竖版页面变为横版    section.page_width = new_width    section.page_height = new_height    # 段落的全局设置    doc.styles['Normal'].font.name = u'宋体'  # 字体    doc.styles['Normal']._element.rPr.rFonts.set(qn('w:eastAsia'), u'宋体')  # 中文字体需再添加这个设置    doc.styles['Normal'].font.size = Pt(14)  # 字号 四号对应14    t1 = doc.add_paragraph()  # 添加一个段落    t1.paragraph_format.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.CENTER  # 居中    _t1 = t1.add_run(all_title)  # 添加段落内容（大标题）    _t1.bold = True  # 加粗    _t1.font.size = Pt(22)    t2 = doc.add_paragraph()  # 再添加一个段落    t2.paragraph_format.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.CENTER  # 居中    _t2 = t2.add_run(title + "\n")  # 添加段落内容（副标题）    _t2.bold = True    doc.add_paragraph(word + "无记录。\n\n").paragraph_format.first_line_indent = Inches(0.35)  # 添加段落同时添加内容，并设置首行缩进    doc.add_paragraph(word).paragraph_format.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.RIGHT  # 落款日期右对齐    doc.save(dir+filename)  # 按路径+文件名保存

执行！104 份无填报记录的日报就写好啦，干脆就这样交差吧，剩下的不想研究了哈哈哈。

（二）附表格文档

有报送记录的数据处理起来相对复杂一点，先看一下原始数据。

比如 X 年 X 月 X 日，有 N 个部门填报了数据，根据文档样例，文段描述部分需要整理成如下格式：

部门 A：“报送内容1” X条记录；“报送内容2” Y条记录；部门 B：……；部门 C：……；

而附件表格部分需整理成如下格式，可以预想把每一行需要的数据整理一个 list，按行写入表格：

基本流程类似，读表后先按日期分组，每一组含一天中的一个或多个部门数据，再生成某一天的附件需要的表格，接着整理文段描述，最后按日期输出每一天的 word 文档。

def what_to_word(filepath):    df = pd.read_excel(filepath, sheet_name="有")    df.fillna('', inplace=True)  # 替换nan值为空字符    dates = []  # 日期列表    df_total = []  # 分日期存的所有df    list_total = []  # 每一份word中需要的表数据合集    for d in df.groupby('日期'):        dates.append(d[0])        df_total.append(d[1])    for index,date in enumerate(dates):        list_oneday = []  # 某一个word所需的表数据        for row in range(len(df_total[index])):            list_row = get_table_data(df_total, index, row)  # 其中一行数据            list_oneday.append(list_row)        list_total.append(list_oneday)    for index, date in enumerate(dates):        filename = wordname+str(date)+"）.docx"  # 输出的word文件名        title = "("+str(date)[:4]+"."+str(date)[4:6]+"."+str(date)[6:8]+")"  # 副标题日期XXXX.XX.XX        word = str(date)[:4]+"年"+str(date)[4:6]+"月"+str(date)[6:8]+"日"  # 开头、落款日期XXXX年XX月XX日        sentence = get_sentence(df_total, index)  # 某一天的文段描述        what_doc(title, word, sentence, list_total[index], filename)  #传入需要的内容后输出文档        print(f"文件：{filename} 已保存")

下面让我们分别看看整理表格、整理文段、输出文档是如何实现的。

1、整理表格

获取 excel 表中的一行数据（说明：df_total[df_index] 为一个 dataframe，其 values 为一个二维的 numpy 数组），整理各级指标、各部门报送情况和备注，返回一个列表。

def get_table_data(df_total, df_index, table_row):    list1 = df_total[df_index].values[table_row]  # excel表中的一行    list2 = list1[3:7]  # 一至四级指标    for i in range(len(list2)):  # 当前指标为空则沿用上级指标        if list2[i] == '空' and i != 0:            list2[i] = list2[i - 1]    content = list1[2] + ":\n" + list1[-4]  # 报送内容    if '否' in list1[-2]:  # 备注        remark = '有记录未上传，' + str(list1[-1])    else:        remark = '已上传'    list3 = list2.tolist()  # 需填入word中的表数据，由numpy数组转为list列表    list3.append(str(content))    list3.append(str(remark))    return list3

2、整理文段

对当日数据中的【填报部门】列中的唯一值计数，得知有 N 个部门填报了数据。对部门分组，获取其相关信息，组合成 [（报送内容，记录数，是否上报，备注）] 的格式，再整理出形如 “有N个部门报送了数据：部门X：“ 报送内容XXX ” X条记录；… …” 的描述串。

def get_sentence(df_total, df_index):    df_oneday = df_total[df_index]    num = df_oneday['填报部门'].nunique()  # 部门的数量    group = []  # 部门名称    detail = []  # 组合某个部门的数据，其中元素为元组格式(, , , )    info = ''  # 报送情况描述    for item in df_oneday.groupby('填报部门'):        group.append(item[0])        detail.append(            list(                zip(                    list(item[1]['报送内容']),                    list(item[1]['记录数']),                    list(item[1]['是否上报']),                    list(item[1]['备注'])                )            )        )    for index, g in enumerate(group):  # 整理每个部门的填报情况        mes = str(g)+'：'  # 部门开头        for i in range(len(detail[index])):            _mes = detail[index][i]            if int(_mes[1])>0:                mes = mes + f'“{_mes[0]}”{_mes[1]}条记录；'        info = info + mes    info = info[:-1]+"。"  #将最后一个分号替换成句号    sentence = f"有{num}个部门报送了数据：{info}"    return sentence

3、输出文档

（耐心警告！）调整 word 中的文本和表格样式的操作比较繁琐，需一步一步设置，预设表头如下：

table_title = [‘一级指标’, ‘二级指标’, ‘三级指标’, ‘四级指标’, ‘各部门报送情况’, ‘备注’]

其他详见代码注释。

def what_doc(title, word, sentence, table, filename):  # 传入副标题日期，开头/落款日期，文段，表数据，文件名    doc = Document()    section = doc.sections[0]    new_width, new_height = section.page_height, section.page_width    section.orientation = WD_ORIENTATION.LANDSCAPE    section.page_width = new_width    section.page_height = new_height    # 段落的全局设置    doc.styles['Normal'].font.name = u'宋体'  # 字体    doc.styles['Normal']._element.rPr.rFonts.set(qn('w:eastAsia'), u'宋体')  # 中文字体需再添加这个设置    doc.styles['Normal'].font.size = Pt(14)  # 字号 四号对应14    t1 = doc.add_paragraph()  # 大标题    t1.paragraph_format.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.CENTER  # 居中    _t1 = t1.add_run(all_title)    _t1.bold = True    _t1.font.size = Pt(22)    t2 = doc.add_paragraph()  # 副标题    t2.paragraph_format.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.CENTER  # 居中    _t2 = t2.add_run(title + "\n")    _t2.bold = True    doc.add_paragraph(word + sentence +"\n\n").paragraph_format.first_line_indent = Inches(0.35)  # 首行缩进    doc.add_paragraph(word).paragraph_format.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.RIGHT  # 右对齐    doc.add_paragraph("各部门具体报送情况见附件：")    doc.add_page_break()  # 分页---------------------------------------------------------------    fujian = doc.add_paragraph().add_run("\n附件")    fujian.bold = True    fujian.font.size = Pt(16)    t3 = doc.add_paragraph()  # 附件大标题    t3.paragraph_format.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.CENTER  # 居中    _t3 = t3.add_run("XX公司业务数据表")    _t3.bold = True    _t3.font.size = Pt(22)    rows = len(table)+1    word_table = doc.add_table(rows=rows, cols=6, style='Table Grid')  # 创建rows行、6列的表格    word_table.autofit=True  # 添加框线    table = [table_title] + table  # 固定的表头+表数据    for row in range(rows):  # 写入表格        cells = word_table.rows[row].cells        for col in range(6):            cells[col].text = str(table[row][col])    for i in range(len(word_table.rows)):    # 遍历行列，逐格修改样式        for j in range(len(word_table.columns)):            for par in word_table.cell(i, j).paragraphs:  # 修改字号                for run in par.runs:                    run.font.size = Pt(10.5)            for par in word_table.cell(0, j).paragraphs:  # 第一行加粗                for run in par.runs:                    run.bold = True    doc.save(dir+filename)

执行！74份有记录的日报也写好啦，一共178份。

一顿操作猛如虎，总算是批量生成了日报，盒饭该加个鸡腿子了吧… …